تعد عقود الموردين أدوات أداء وأمن مهمة للشركات. ومع ذلك، في عدد كبير من الحالات، يفلتون من القراءة الصارمة أو التوحيد القياسي القوي. إن الإلحاح التشغيلي أو التعقيد القانوني أو حتى عدم تجانس الجهات الفاعلة المشاركة في صياغتها (المحامون والمشترين والموظفون التشغيليون) يفتح الباب أمام أخطاء سرية بقدر ما هي خطيرة. الأخطاء التي، إذا لم يتم تحديدها مسبقًا، تؤدي إلى تكاليف إضافية كبيرة ونزاعات يمكن تجنبها وحتى انتهاكات للامتثال التنظيمي. غالبًا ما تكون الإدارات القانونية وإدارات المشتريات والمديرون العامون أول من يعاني من عواقب هذه الانتهاكات الصامتة. وفي حين أنه من السهل اكتشاف بعض الأخطاء، فإن البعض الآخر يتطلب القدرة على التحليل الدقيق والآلي في كثير من الأحيان للظهور.
فيما يلي أخطاء العقد الخمسة الأكثر تكلفة والتي يصعب اكتشافها في الوقت المناسب...
1. الغموض حول التزامات الخدمة
في العديد من عقود الموردين، تتم كتابة التزامات الأداء بعبارات غامضة أو تقريبية... ولا تشكل صيغ مثل «وفقاً لأفضل الممارسات الصناعية» أو «في غضون فترة زمنية معقولة» أو «استناداً إلى الموارد المتاحة» التزامات ثابتة. قد يبدو هذا الغموض تافهًا عند التوقيع، لكنه يصبح نقطة ضعف رئيسية في حالة التقاضي أو ضعف الأداء. إن عدم وجود اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) الدقيقة والقابلة للقياس والقابلة للعقاب يمنع الشركة العميلة من ممارسة حقوقها في حالة الفشل.
التأثير المالي لهذا الخطأ كبير. يمكن أن يؤدي فشل التسليم غير الخاضع للإشراف إلى تأخير مشروع مهم أو يؤدي إلى عقوبات العملاء أو فقدان المبيعات أو حتى تجميد الإنتاج. وفقًا لدراسة McKinsey لعام 2022، فإن أكثر من 35٪ من حالات انقطاع الخدمة المتعلقة بالموردين مرتبطة بالتزامات تعاقدية غير محددة بشكل جيد.
2. إغفال شرط الفهرسة أو مراجعة الأسعار
في حالة التضخم المرتفع والمتقلب، خاصة في المواد الخام والطاقة، فإن عدم وجود شرط لفهرسة التعريفة هو نقطة ضعف تعاقدية حقيقية. عندما يتم تحديد الأسعار على مدى عدة سنوات بدون آلية تعديل، يمكن للموردين تعويض خسائرهم في مكان آخر (انخفاض الجودة، والمواعيد النهائية الممتدة، وإعادة التفاوض الجاد)، أو ببساطة رفض تجديد العقد. من جانب المشتري، هذا يعني فقدان القدرة على التنبؤ المالي، أو حتى نهاية مفاجئة للعلاقة التجارية!
إن العقد متعدد السنوات بدون شرط الفهرسة يعرض الشركة لخسارة تدريجية في القدرة التنافسية. وفقًا لبيانات INSEE، ارتفعت تكاليف الإنتاج في الصناعة الفرنسية بمتوسط 6.5٪ بين عامي 2021 و 2023. إن عدم فهرسة العقود الخاصة بك يعني استيعاب جميع التكاليف المتزايدة بدون شبكة، مما يؤدي بشكل مباشر إلى تآكل الهوامش.
3. شروط إلغاء غير متوازنة
مشكلة أخرى متكررة هي شروط الخروج من العقد. في كثير من الأحيان، تتم كتابة هذه البنود لصالح المورد، مع مواعيد نهائية مفرطة، أو معاقبة استحقاقات إنهاء الخدمة أو التزامات الإخطار الصارمة للغاية. ونتيجة لذلك، تجد الشركة العميلة نفسها مقيدة بالقبضة عندما تكون هناك حاجة إلى تغيير سريع: تغيير الاستراتيجية، أو نقل الإنتاج، أو الحاجة إلى الابتكار أو ترشيد التكلفة. هذا القفل التعاقدي يمنع المرونة الاستراتيجية. وغالبًا ما تكون غير مرئية حتى فوات الأوان. هذا يخلق حالات يجب أن تستمر فيها أقسام المشتريات في العمل مع شركاء عفا عليهم الزمن أو كبار الحجم!
4. عدم وجود بنود الامتثال التنظيمي المحدثة
تتغير البيئة التنظيمية الأوروبية والدولية بسرعة: RGPD، وقانون Sapin II، وواجب الرعاية، والتصنيف الأخضر، والعقوبات الدولية، ومتطلبات ESG... إن عدم انعكاس هذه الالتزامات في عقود الموردين يعرض الشركة لمخاطر عدم الامتثال المشترك. ومع ذلك، لم يتم تحديث العديد من العقود التاريخية. يمكن أن تكون العواقب قانونية (عقوبات) ومالية (غرامات)، ولكن أيضًا تتعلق بالسمعة.
5. عدم الدمج والمراجعة النهائية للصيغ التعاقدية
في المؤسسات الكبيرة، حيث تشارك العديد من الجهات الفاعلة في نفس العقد (القانونية، والمشتريات، وإدارة الأعمال، والمورد)، يمكن تعديل الإصدارات المتتالية من المستند التعاقدي دون فحص نهائي حقيقي للاتساق. والنتيجة هي التناقضات الداخلية أو البنود المحذوفة عن طريق الخطأ أو حتى الالتزامات غير المتوافقة في نفس الوقت. هذا النقص في المراجعة العالمية هو أحد المصادر الرئيسية للتقاضي الخفي. غالبًا ما يتم التقليل من أهمية المرحلة النهائية من الدمج والتحقق من الصحة، على الرغم من أنه يمكن أن تكون مؤتمتة للغاية ويتم التحكم فيها بواسطة أدوات التحليل الدلالي!
أخطاء العقد الأكثر تكلفة ليست الأكثر وضوحًا. هذه هي تلك التي، على الرغم من أنها تبدو بسيطة، فإنها تغير بشكل عميق قدرة الشركة على حماية نفسها والتكيف والتفاوض. وهي تقع في جمل غامضة أو حالات إغفال التحديث أو عمليات التشغيل الآلي ذات التطبيق السيئ أو سلاسل التحقق المعيبة. الحل ليس فقط في المزيد من الدقة البشرية، ولكن في تصنيع العملية التعاقدية. يتضمن ذلك تنفيذ أدوات التحليل الآلي ومحركات المقارنة الذكية والمراجعات عبر المنهجية والإدارة الوثائقية الواضحة. في ظل هذه الحالة، ستتمكن الإدارات القانونية والمشتريات من الانتقال من الإصلاح إلى الوقاية.
علاوة على ذلك، بدأت المرحلة التالية بالفعل: التحليل التنبئي للمخاطر التعاقدية، في الوقت الفعلي، في أنظمة المعلومات. لأن التحدي الحقيقي ليس فقط إعادة القراءة بسرعة أكبر، ولكن أيضًا اكتشف قبل التوقيع، وقم بالتصحيح قبل الخضوع!
