Lieferantenverträge sind wichtige Leistungs- und Sicherheitsinstrumente für Unternehmen. In einer Vielzahl von Fällen entziehen sie sich jedoch einer strengen Lektüre oder einer soliden Standardisierung. Operative Dringlichkeit, rechtliche Komplexität oder sogar die Heterogenität der an ihrer Ausarbeitung beteiligten Akteure (Anwälte, Einkäufer, Betriebspersonal) bereiten ebenso diskreten wie gefährlichen Fehlern Tür und Tor. Fehler, die, wenn sie nicht im Voraus erkannt werden, zu erheblichen zusätzlichen Kosten, vermeidbaren Streitigkeiten und sogar zu Verstößen gegen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen. Rechtsabteilungen, Einkaufsabteilungen und Geschäftsführer sind oft die ersten, die unter den Folgen dieser stillen Verstöße zu leiden haben. Und während einige Fehler leicht zu erkennen sind, erfordern andere die Fähigkeit, eine genaue und oft automatisierte Analyse zu ermöglichen.
Hier sind die fünf teuersten Vertragsfehler, die nur sehr schwer rechtzeitig zu erkennen sind...
1. Unklarheit in Bezug auf Dienstleistungsverpflichtungen
In vielen Lieferantenverträgen sind Leistungsverpflichtungen vage oder ungefähre Angaben gemacht... Formulierungen wie „gemäß den besten Praktiken der Branche“, „innerhalb einer angemessenen Frist“ oder „auf der Grundlage verfügbarer Ressourcen“ stellen keine festen Verpflichtungen dar. Diese Unklarheit mag bei der Unterzeichnung trivial erscheinen, wird aber im Falle eines Rechtsstreits oder einer unzureichenden Leistung zu einer großen Sicherheitslücke. Das Fehlen genauer, messbarer und sanktionierbarer Service Level Agreements (SLAs) hindert das Kundenunternehmen daran, seine Rechte im Falle eines Versagens geltend zu machen.
Die finanziellen Auswirkungen dieses Fehlers sind erheblich. Ein unbeaufsichtigter Lieferausfall kann ein kritisches Projekt verzögern, zu Strafen für den Kunden, Umsatzeinbußen oder sogar zu einem Produktionsstopp führen. Laut einer McKinsey-Studie aus dem Jahr 2022 sind mehr als 35% der dienstleisterbedingten Betriebsunterbrechungen auf schlecht definierte vertragliche Verpflichtungen zurückzuführen.
2. Das Fehlen einer Indexierungs- oder Preisänderungsklausel
Bei einer hohen und volatilen Inflation, insbesondere bei Rohstoffen und Energie, ist das Fehlen einer Zollindexierungsklausel eine echte vertragliche Achillesferse. Wenn die Preise über mehrere Jahre ohne Anpassungsmechanismus festgelegt werden, können die Lieferanten ihre Verluste an anderer Stelle ausgleichen (verminderte Qualität, längere Fristen, aggressive Neuverhandlungen) oder sich einfach weigern, den Vertrag zu verlängern. Auf der Käuferseite bedeutet dies einen Verlust an finanzieller Planbarkeit oder sogar ein abruptes Ende der Geschäftsbeziehung!
Ein Mehrjahresvertrag ohne Indexierungsklausel setzt das Unternehmen einem allmählichen Verlust der Wettbewerbsfähigkeit aus. Laut INSEE-Daten stiegen die Produktionskosten in der französischen Industrie zwischen 2021 und 2023 um durchschnittlich 6,5%. Wenn Sie Ihre Verträge nicht indexieren, müssen Sie alle steigenden Kosten netto auffangen, was direkt zu einer Erosion der Margen führt.
3. Unausgewogene Kündigungsklauseln
Ein weiteres wiederkehrendes Problem sind die Bedingungen für den Austritt aus dem Vertrag. Allzu oft werden diese Klauseln zugunsten des Lieferanten verfasst, was zu lange Fristen vorsieht, Abfindungszahlungen oder zu strenge Mitteilungspflichten nach sich zieht. Infolgedessen sind dem Kundenunternehmen Füße und Fäuste gebunden, wenn ein schneller Wandel erforderlich ist: Strategiewechsel, Produktionsverlagerung, Innovationsbedarf oder Kostenrationalisierung. Diese vertragliche Sperre verhindert strategische Flexibilität. Und es ist oft unsichtbar, bis es zu spät ist. Das führt zu Situationen, in denen die Einkaufsabteilungen weiterhin mit veralteten oder überdimensionierten Partnern zusammenarbeiten müssen!
4. Das Fehlen aktueller Klauseln zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Das europäische und internationale regulatorische Umfeld ändert sich rasant: RGPD, Sapin-II-Gesetz, Sorgfaltspflicht, grüne Taxonomie, internationale Sanktionen, ESG-Anforderungen... Wenn diese Verpflichtungen nicht in den Lieferantenverträgen berücksichtigt werden, ist das Unternehmen dem Risiko einer gemeinsamen Nichteinhaltung ausgesetzt. Viele historische Verträge wurden jedoch nie aktualisiert. Die Folgen können rechtlicher (Sanktionen), finanzieller (Bußgelder), aber auch rufschädigender Natur sein.
5. Das Fehlen einer Konsolidierung und abschließenden Überprüfung der Vertragsfassungen
In großen Organisationen, in denen mehrere Akteure an demselben Vertrag beteiligt sind (Rechtsabteilung, Einkauf, Geschäftsführung, Lieferant), können aufeinanderfolgende Versionen eines Vertragsdokuments geändert werden, ohne dass eine echte endgültige Konsistenzprüfung erforderlich ist. Das Ergebnis sind interne Widersprüche, versehentlich gelöschte Klauseln oder sogar Verpflichtungen, die gleichzeitig nicht kompatibel sind. Dieses Fehlen einer globalen Überprüfung ist eine der Hauptursachen für versteckte Rechtsstreitigkeiten. Die letzte Phase der Konsolidierung und Validierung wird allzu oft unterschätzt, obwohl sie hochgradig automatisiert und durch semantische Analysetools gesteuert werden könnte!
Die teuersten Vertragsfehler sind nicht die sichtbarsten. Dies sind diejenigen, die zwar auf den ersten Blick geringfügig erscheinen, aber die Fähigkeit des Unternehmens, sich zu schützen, sich anzupassen und zu verhandeln, tiefgreifend beeinträchtigen. Sie sind eingebettet in unscharfe Klauseln, Auslassungen bei der Aktualisierung, schlecht angewandte Automatisierungen oder fehlerhafte Validierungsketten. Die Lösung liegt nicht nur in mehr menschlicher Strenge, sondern auch in der Industrialisierung des Vertragsprozesses. Dazu gehören die Implementierung automatisierter Analysetools, intelligenter Vergleichssysteme, systemübergreifender Überprüfungen und ein übersichtliches Dokumentenmanagement. Unter dieser Voraussetzung werden die Rechts- und Einkaufsabteilungen in der Lage sein, von der Reparatur zur Vorbeugung überzugehen.
Darüber hinaus hat die nächste Phase bereits begonnen: die prädiktive Analyse von Vertragsrisiken in Echtzeit in Informationssystemen. Denn die eigentliche Herausforderung besteht nicht nur darin, schneller neu zu lesen, sondern vor dem Unterschreiben erkennen und vor dem Unterschreiben korrigieren!
