Mener un projet d'intelligence artificielle (IA) au sein du service juridique d'une entreprise peut s'avérer complexe. La mise en place de telles initiatives présente plusieurs défis, comme la complexité technique, la résistance au changement et la nécessité de comprendre les processus juridiques existants. Cependant, un projet d'IA réussi peut apporter une valeur immense aux équipes juridiques. En automatisant les tâches répétitives et en améliorant la précision des analyses contractuelles, l'IA permet aux professionnels du droit de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Pour maximiser ces avantages, il est essentiel de connaître les étapes clés pour mener un projet d'IA juridique avec succès. Cela inclut la sélection des technologies adaptées, la mise en place de processus de gestion du changement pour faciliter l'adoption par les utilisateurs et la formation continue des équipes pour garantir une utilisation optimale de l'IA. Un accompagnement personnalisé tout au long du projet, depuis la phase de planification jusqu'à l'implémentation et l'optimisation continue, est également crucial. Avec le bon soutien, un service juridique peut se transformer et devenir un acteur clé de l'innovation au sein de l'entreprise.
Cet article explore ces différentes étapes et offre des conseils pratiques pour réussir un projet d'IA dans le domaine juridique.
Attentes et objectifs (Objectifs SMART)
Comprendre les attentes du projet
Cette première étape peut paraître évidente pour certains mais ne l’est pas pour tous : déterminer les besoins de votre service. Essentiel pour la suite du processus, il est important de discuter en interne avec les équipes pour en ressortir les différentes attentes d’un logiciel basé sur l’IA. Voici quelques exemples de besoins qui vont déterminer votre choix de logiciel :
• Organisation des données et documents juridique
• Aide à la révision de contrat
• Aide à la rédaction
• Conformité et RGPD
• Sécurité et protection des données
Déterminer les objectifs et KPI
Une fois le besoin déterminé, il reste à comprendre comment le résoudre. Il est donc crucial de définir les objectifs à atteindre. Les indicateurs de performance clés (KPI) sont essentiels pour évaluer si la solution répond réellement aux attentes des équipes. Pour mesurer ces KPI, une matrice très populaire au sein des entreprises peut être utilisée : la méthode SMART.
• S : Specific (Spécifique) - Définir des objectifs clairs et précis.
• M : Measurable (Mesurable) - Établir des critères permettant de mesurer le succès de l'objectif.
• A : Achievable (Atteignable) - S'assurer que l'objectif est réaliste et réalisable dans les circonstances données.
• R : Relevant (Relevant) - Veiller à ce que l'objectif soit pertinent et aligné avec les objectifs globaux.
• T : Time (Temporel) - Définir les objectifs sur un temps précis et limité
Déterminer le bon éditeur de logiciel ou le bon logiciel
Allouer un budget pour comparer les offres
Bien que les démos soient généralement gratuites, le prix des offres peut être différent selon les offres proposées et la qualité des logiciels. Prenez le temps de dédier un budget au projet pour comparer plus facilement les offres proposées. Il est parfois plus intéressant de donner l’accès à une personne pour ensuite la rendre accessible à l’ensemble des personnes concernées.
Connaître les différentes technologies IA proposées
Il peut sembler parfois difficile de distinguer deux logiciels juridiques. Pourtant certains utilisent des technologies IA fondamentalement différentes pour réaliser les tâches attribuées. Si vous souhaitez en savoir plus sur les IA appliquées au secteur juridique afin de faire un choix éclairé, visionnez notre livre blanc qui traite de ce sujet.
Tester les démos
Enfin, rien de mieux pour se faire un avis qu’essayer le produit. De nombreux éditeurs de logiciels proposent une démo gratuite de leur IA juridique, à essayer avec vos équipes. C’est le cas d’Autolex, avec une démo gratuite de son outil de révision de contrat juridique.
Les bonne pratiques de transformation digitale
Accompagner dans la formation
Ce changement est une occasion idéale pour adopter les bonnes pratiques dans le traitement des documents juridiques. Cela passe principalement par la formation des employés, qu'ils soient dans le service juridique ou non, à l’utilisation de l’outil. Plus la connaissance de l’outil est approfondie, plus son usage sera pertinent. Il ne faut donc pas hésiter à faire appel à l’éditeur ou au référent interne pour organiser des formations sur le sujet.
Attitrer un chargé de projet et responsable des opérations
Les sujets liés à l'intelligence artificielle peuvent parfois être difficiles à implanter dans les services. Une solution pourrait être de dédier une personne spécifiquement chargée de l’implantation du projet. Pour assurer l’amélioration continue de l’IA et la personnalisation des résultats obtenus, assigner une personne au rôle de Legal Operations Officer permettra un suivi constant et maîtrisé de l’expérience dans le service. Si possible, il est préférable de choisir une personne curieuse et à l’aise avec les outils numériques.
La conduite du changement avec la méthode ADKAR
Enfin, il est parfois difficile de changer ses habitudes, surtout dans un secteur comme le droit. Pour aider à implanter une nouvelle solution auprès des équipes, une méthode de conduite du changement peut être proposée : la méthode ADKAR.
• A : Awareness (Conscience) - Prendre conscience de la nécessité du changement.
• D : Desire (Désir) - Développer un désir personnel de participer et de soutenir le changement.
• K : Knowledge (Connaissance) - Acquérir les connaissances nécessaires pour réussir le changement.
• A : Ability (Capacité) - Développer les compétences et capacités requises pour mettre en œuvre le changement.
• R : Reinforcement (Renforcement) - Mettre en place des mécanismes de soutien et de renforcement pour maintenir le changement.
Améliorez vos processus de révision de contrat avec Autolex
Conçue pour répondre aux exigences particulières des professionnels du droit, notre solution de gestion de contrats offre une approche complète pour simplifier et optimiser l'examen des contrats. Elle permet de faciliter et d'améliorer le processus d'analyse contractuelle.
Notre équipe est à votre disposition pour vous présenter toutes les fonctionnalités innovantes de notre solution, répondre à vos questions et vous guider dans l'exploration de notre plateforme. Pour en savoir plus ou pour vous inscrire à notre programme d'essai gratuit, n'hésitez pas à nous contacter !
Question/Réponses
1. Est-ce que certains logiciels sont plus difficiles à intégrer que d’autres ?
La réponse est oui. Certains demande beaucoup de configuration et de formation alors que d’autres peuvent être configuré en quelques clics. AutoLex est utilisée sous forme d’extension Word, ce qui rend la configuration plus simple.
2. Est-ce que les logiciels IA protègent vos données ?
Tout dépend de la solution, il est important de s’informer auprès de l’éditeur puisque les documents juridiques sont des ressources très importantes pour une entreprise. Chez AutoLex, toutes les informations utilisateurs sont sécurisés grâce à notre partenariat avec Microsoft Azure.
